ABC kosten verwerking
De verwerking in MFG/PRO Introductie
In standaard MFG/PRO is niet de mogelijkheid aanwezig om de organisatie kosten volgens de ABC (activity based cost) methodiek te verwerken. Wel is het mogelijk om per artikel handmatig deze kosten als indirecte kosten in te geven.
Om ABC kosten toch in MFG/PRO te kunnen verwerken zijn in het menu 29.15 cost engineering ten behoeve van ABC een serie programma’s bij gemaakt en opgenomen. We laten dit zien in een dummy genaamd ABC PROEFFABRIEK bij het bedrijf TECNOTION met gebruikmaking van hun testsysteem tijdens de migratie naar standaard versie MFG/PRO 8.5. De programma’s zijn gemaakt zonder uitbreiden van de database.
Om een artikel binnen een bepaalde ABC groep te kunnen indelen, bewerken en herkennen hebben we het ongebruikte userveld (pt__chr01) in de artikelmaster gebruikt, welke in dit onderhoud scherm is te muteren. Dit veld is dus de unieke sleutel van een artikel
Deze mutatie wordt gescreend op aanwezigheid van de ABC groep.
Initieel zijn de artikelen voor zover als mogelijk met een hulpprogramma gevuld en handmatig up to date gebracht.
Door het toekennen van een ABC groep aan een artikel hebben we de mogelijkheid om doormiddel van een WAARDEOPBOUW rapport zowel in het verleden van de gerealiseerde planning als van de planningmix van toekomstige werkorders en prognose een inzicht te krijgen in de kosten opbouw van b.v. de ABC groep, maar ook op een andere selectie
In het rapport is per artikel het aantal verkochte c.q. te verkopen producten, de materiaalkosten, het loon, de eventuele uitbesteding, de overhead, de kostprijs, de omzet (van verkopen de factuurprijs of van werkorders de verkoopprijs) en het resultaat, te zien.
Verder geeft het rapport aan het eind een samenvatting van selectie in totaal bedragen en percentages.
Ook het totaal aantal producten en het totaal aantal (deel)leveringen is weergegeven. Dit is tevens een hulpmiddel voor de verdeling van de kosten binnen een ABC groep op artikel niveau.
Na de keuze printer het rapport :
Doormiddel van deze WAARDEOPBOUW rapporten in de diverse selecties is een inzicht te verkrijgen van de rentabiliteit bijdrage van de organisatie.
Na wijzigingen in de kostprijs opbouw geeft een vergelijking met het oude rapport op een eenvoudige wijze de verschillen weer.
Voor het simuleren van nieuwe kostprijsopbouw kunnen deze wijzigingen eerst in een TEST omgeving van de productie database (dit is een recente kopie van de productie database) in gebracht om zodoende geheel vrijblijvend te kunnen simuleren. Als dan de beste simulatie wordt goed bevonden worden dan de desbetreffende wijzigingen overgebracht worden in de productie data base.
NB (Het WAARDEOPBOUW programma is ook een uitstekend hulpmiddel voor Marketing / Sales om marges end. te beoordelen). Ook kan er nadat de prognoses in de planning zijn ingevuld een begroting voor de toekomst worden gemaakt. Een vergelijking met nieuwe kostendrijvers geeft inzicht hoe de resultaten met nieuwe gegevens in het verleden zouden zijn.
Om een juiste verdeling van de organisatie kosten te kunnen maken zijn er een aantal tellers gedefinieerd van de belangrijke bedrijf processen.
Zo kunnen precies de verdelingen van inspanning van deze processen over de produktlijnen en de ABC groepen in detail of samengevat worden weergegeven. In het volgende menu scherm zijn de verschillende processen te kiezen.
Als voorbeeld de verdeling van de wijzigingen over de organisatie.
De tellers zijn in een sub menu te kiezen, voor wijzigingen kiezen we menu optie Engineering Chance Orders wijzigingen
Met behulp van een datum tijdvak is de selectie periode te kiezen en ontstaat in dit geval een samenvatting rapport. Als voor detail gekozen wordt zal ook elke wijziging afgedrukt worden.
Onderhoud en opslag van de kostendrijvers
De in stap bepalen kostendrijvers van de organisatie worden er maximaal 15 kostendrijvers bepaald welke worden vastgelegd in de hoofd tabel ABC BUDGETTABEL ONDERHOUD met het getelde aantal kosten van de drijver. Het systeem berekent dan hieruit het gemiddelde tarief.
Na het muteren van deze gegevens zal het programma vragen “Wilt u de gegevens opslaan”. Bij bevestiging zullen er respectievelijk een PRIJSLIJST ontstaan met hierin opgenomen de kosten en het aantal per kostendrijver en een “ALGEMEEN DOCUMENTATIE” scherm met de omschrijving per kostendrijver beiden met referentie “ABC KENGETALLEN”.
De in het budget vastgelegde totale kosten en berende tarieven zullen worden gebruikt om de kosten te verdelen over de kostendrijvers en artikelen.
De in bovenstaande mutatie scherm vastgelegde gegevens kunnen ook als rapport worden opgevraagd.
Het rapport:
BELANGRIJK
De ABC budgettabel moet aanwezig zijn om de verdere ABC programmas te kunnen gebruiken.
Verdeling van de kostendrijvers
Om de organisatie kosten tot op het laagste niveau, een component, te kunnen berekenen is de volgende structuur aangebracht :
Als eerste worden de in menu 29.15.13 per kostendrijver (maximaal 15) opgegeven kosten verdeeld over de ABC groepen. (aantal onbeperkt)
De tweede stap is de totale groepskosten te verdelen over de artikelen binnen de ABC groep.
In de derde stap is er nog verdere detaillering binnen een ABC groep is mogelijk met kostendrijver 13. Deze verdeelt de kosten afhankelijk van het aantal stuklijst regels van het artikel.
Binnen een ABC groep komt het voor dat er bijvoorbeeld artikelen zijn met 5 en met 150 stuklijst regels. Met kostendrijver 13 worden dan respectievelijk 5 x en 150 x het stuks tarief berekend voor dat artikel.
Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld de magazijnkosten ook nog binnen een ABC groep worden verdeeld
Het is dan wel essentieel dat ook het “tarief per stuk” voor een stuklijst regel dan bekend moet zijn.
Met kostendrijver 14 kunnen speciale klanten kosten aan een ABC groep worden toegekend, zelfs als er van een artikel een eigen ABC (sub)groep gemaakt wordt is het mogelijk dat per artikel de klanten kosten worden berekend.
Kostendrijver 15 is bedoeld om de organisatie kosten (sustaining cost) in de overheadkosten op te nemen.
Doordat de werking van kostendrijvers 14 en 15 identiek is aan kostendrijvers 1 t / m 12. Eventueel kunnen deze ook als een normale kostendrijver gebruikt worden.
Per ABC groep kunnen de kostendrijvers in 15 elkaar achterop volgende schermen in MFG/PRO verwerkt worden.
Ook hier wordt er per ABC groep voor, het percentage, het groepsdeel, het bedrag, het verdeel aantal en het stuks tarief prijslijsten aangemaakt. Het verdeel kenmerk wordt in de algemene documentatie vastgelegd. OPMERKING: Het beheer van de “prijslijsten” en de “algemene documentatie” kunnen ALLEEN in dit menu worden bewerkt.
In het bovenste raam van het scherm wordt de ABC groep gekozen.
Als een ABC groep nog niet in het systeem aanwezig is kan er een nieuwe ABC groep aangemaakt hetgeen doormiddel van de mededeling op het scherm wordt vermeld.
Als de ABC groep aanwezig is ontstaat bovenstaand scherm. Naast de ABC groep wordt ook de actuele som van de in het systeem aanwezige kostendrijvers delen als Groepstarief weergegeven.
Het tweede raam van het scherm biedt achtereenvolgens stuk voor stuk de 15 aanwezige te verdelen kostendrijvers aan.
Dit schermdeel bestaat uit drie delen. Het eerste deel geeft naast het nummer van de kostendrijver ook de omschrijving van de kostendrijver, het aantal, het gemiddelde tarief, de totaalbedrag van de kostendrijver, het al verdeelde bedrag en het nog (over deze of andere ABC groepen) te verdelen bedrag van de kostendrijver.
In het tweede deel van het raam kan nu met een percentage het toe te kennen aandeel voor de ABC groep worden ingevuld.
Na het bevestigen met enter van dit percentage zien we dat, het bedrag voor de ABC groep berekent wordt, het groepstatief in het eerste raam met dit bedrag wordt aangepast evenals het al verdeelde en het nog te verdelen bedrag.
Als de kostendrijver over alle ABC groepen verdeeld is zal het al verdeelde bedrag gelijk zijn aan het totaalbedrag van de kostendrijver en het nog te verdelen bedrag nagenoeg 0.
Met het derde deel van het raam kan nu het groepsdeel verdeeld worden over de artikelen of bij kostendrijver 13 over de stuklijstregels. Het programma berekent nu het stuks tarief van deze kostendrijver voor het artikel of stuklijstregel.
De som van kostendrijver stuks tarieven vormt nu de overheadkosten in de kostenopbouw van het artikel. (bij het gebruik van kostendrijver 13 is deze som dus afhankelijk van het aantal stuklijstregels.
TOP Aanpassen van de overhead kosten
Om de in 2.7 beschreven overhead kosten in de artikelmaster prijsopbouw op te nemen zijn twee programmas aanwezig.
In het eerste kan een kostprijs berekening voor een artikel. De tweede geeft de mogelijkheid van een selectie van ABC groep, productlijn of een artikel range.
De berekening zijn geheel conform de geest van MFG/PRO en kan zowel de actuele dan wel de standaard prijs berekenen c.q. aanpassen. Ook de bijbehorende datum wordt aangepast
Bij nieuwe artikelen kan tevens de ABC groep aan het artikel worden toegekend. Als een artikel nog geen ABC groep heeft staat er in het ABC groep veld: “invullen”. Bij het invullen wordt er gescreend op het aanwezig zijn van de ingevulde ABC groep.
Er worden de volgende gegevens gepresenteerd:
In de berekening per artikel welke vooral bij het aanmaken van nieuwe artikelen gebruikt zal worden, wordt er meteen een aantal controle uitgevoerd. Zo is te zien of en wanneer de kosten oprol is uitgevoerd en wordt er bijvoorbeeld een controle uitgevoerd op ontbrekende prijzen in de stuklijst.
Na bevestiging van de vraag om de gegevens op te slaan wordt bij een het artikel de ABC groep opgeslagen en de actuele of standaard overhead kosten berekend en opgeslagen. Ook de bijbehorende datum wordt opgeslagen in de artikel master.
Bij een aanpassing van de ABC kosten welke meerdere artikelen raken kan er een ABC kosten oprol uitgevoerd worden.
Met het uitvoeren van dit programma wordt er voor de opgegeven selectie een nieuwe berekening en update gemaakt .
Er kan een keuze worden gemaakt uit 1 of een serie produktlijnen, 1 of een reeks artikelen en een ABC groep
Na het uitvoeren van dit programma wordt de in de artikel master van de geselecteerde artikelen het veld Standaard of Actuele overhead kosten veld het berekend even als de datum aangepast.
Van al de gewijzigde artikelen worden in een rapport de oude en de nieuw gewijzigde overheadkosten getoond.
Dit rapport ontstaat uit het zelfde programma als de (her)berekening.
Einde